5W2H é uma ferramenta utilizada para planejamento e gestão de projetos. Ou seja, ela consiste em sete perguntas que devem ser respondidas para definir o escopo e os objetivos de um projeto ou atividade:
- What (o que)
- Why (por que)
- Where (onde)
- When (quando)
- Who (quem)
- How (como)
- How much (quanto)
Logo após responder essas perguntas, é possível ter uma visão completa do projeto e definir as ações necessárias para executá-lo com sucesso. A sigla 5W2H é uma abreviação em inglês para as palavras What, Why, Where, When, Who, How e How much.
Aplicações práticas do 5W2H
O 5W2H pode ser aplicado em diversas áreas e situações, tais como:
- Gerenciamento de projetos: para definir e planejar os objetivos, atividades, prazos e responsabilidades de um projeto.
- Melhoria de processos: para identificar problemas e oportunidades de melhoria em um processo e definir ações para resolvê-los.
- Solução de problemas: para identificar as causas-raiz de um problema e definir ações para solucioná-lo.
- Planejamento estratégico: para definir os objetivos, metas e ações estratégicas de uma empresa ou organização.
- Desenvolvimento de produtos: para definir as especificações, características, prazos e responsabilidades de um novo produto.
- Treinamento e desenvolvimento: para definir os objetivos, conteúdos, metodologias e avaliações de um treinamento ou programa de desenvolvimento.
- Qualidade: para definir os requisitos, padrões e procedimentos de qualidade de um produto ou serviço.
Para aplicar a técnica 5W2H em um projeto ou atividade, siga os seguintes passos:
Em primeiro lugar, defina o objetivo: antes de começar a responder as perguntas, é importante ter clareza sobre o objetivo do projeto ou atividade.
Responda as perguntas: para cada uma das sete perguntas, escreva uma resposta clara e objetiva. As respostas devem ser suficientemente detalhadas para orientar as ações necessárias, mas não tão longas a ponto de se tornarem confusas.
Verifique as respostas: verifique se as respostas são coerentes e se não deixam nenhuma lacuna importante. Portanto se necessário, faça ajustes ou complementações.
Implemente as ações: com as respostas em mãos, defina as ações necessárias para alcançar os objetivos do projeto ou atividade. Portanto, é importante atribuir responsabilidades e prazos para cada uma das ações.
Monitore e avalie: acompanhe a execução do projeto ou atividade, verificando se as ações estão sendo implementadas conforme o planejado e se os objetivos estão sendo alcançados. Faça ajustes sempre que necessário.
Responda as perguntas 5W2H:
- What (o que) – Em primeiro lugar, descreva o que será realizado de forma clara e objetiva.
- Why (por que) – Em seguida, explique a justificativa e os motivos para a realização do projeto ou atividade.
- Where (onde) – Logo depois, indique o local onde o projeto ou atividade será realizado.
- When (quando) – Estabeleça uma data ou período para a realização do projeto ou atividade.
- Who (quem) – Identifique as pessoas ou equipes responsáveis pela execução do projeto ou atividade.
- How (como) – Em seguida, descreva as etapas e processos necessários para a realização do projeto ou atividade.
- How much (quanto custará?) – Logo depois, faça uma estimativa dos recursos financeiros necessários para a realização do projeto ou atividade.
Analise e revise as respostas:
Verifique se as respostas são coerentes e se o plano de ação é viável. Nesse sentido, faça ajustes, se necessário.
Implemente o plano de ação:
Logo em seguida, coloque em prática as ações planejadas e monitore o andamento do projeto ou atividade.
Avalie os resultados:
Ao final da realização do projeto ou atividade, avalie os resultados obtidos e logo depois faça ajustes para aprimorar processos futuros.
A ferramenta 5W2H é simples e eficaz, e pode ser aplicada em projetos de diversos tamanhos e complexidades.
Exemplo de aplicação do 5W2H
Segue um exemplo de aplicação do 5W2H em um projeto de lançamento de um novo produto:
What (o que será feito?)
Desenvolvimento de um novo produto para o mercado de bebidas energéticas.
Why (por que)
Portanto, para atender a demanda do mercado de consumidores que buscam uma opção mais saudável e com ingredientes naturais.
Who (quem)
Equipe de desenvolvimento de produtos da empresa, liderada pelo gerente de projetos.
Where (onde)
Na sede da empresa, no departamento de pesquisa e desenvolvimento.
When (quando)
O projeto tem um prazo de seis meses, com previsão de lançamento do produto em janeiro do próximo ano.
How (como)
Serão realizados estudos de mercado e pesquisas com consumidores para definir o perfil do produto e suas características. Em seguida, será feita a formulação do produto e testes de qualidade. Por fim, será desenvolvido o plano de marketing e lançamento do produto.
How much (quanto vai custar?)
O orçamento do projeto está previsto em R$ 500.000,00, incluindo custos de pesquisa, desenvolvimento, marketing e lançamento.
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Em Conclusão: A Eficiência do 5W2H na Conquista de Objetivos
Em conclusão, o 5W2H se destaca como uma ferramenta indispensável para o planejamento e gestão de projetos e atividades.
Afinal, ao responder às sete perguntas fundamentais, somos capazes de construir uma visão holística e clara, essencial para o sucesso de empreendimentos de qualquer natureza.
Enfim, a metodologia 5W2H proporciona não apenas uma estrutura organizacional sólida, mas também uma abordagem estratégica para enfrentar desafios e alcançar metas.
Portanto, integrar o 5W2H em processos de tomada de decisão e planejamento é uma escolha assertiva para aqueles que buscam aprimorar a eficiência e a eficácia em suas empreitadas.
Em suma, a simplicidade e eficácia dessa técnica tornam-na um recurso valioso em qualquer cenário, proporcionando clareza, responsabilidade e direção para alcançar resultados excepcionais.
Veja também o artigo: Consultoria LinkedIn
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